ZASADY FUNKCJONOWANIA DZIENNIKA ELEKTRONICZNEGO

W ZESPOLE SZKÓŁ IM.W.PODKOWIŃSKIEGO W MOKREJ WSI

 

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

1. Podstawy prawne funkcjonowania dziennika elektronicznego, przechowywania i przetwarzania w nim danych uczniów, rodziców oraz dokumentowania przebiegu nauczania stanowią:

1) Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. Poz.1646, ze zm.);

2) Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2018 poz. 1000 ze zm.);

3) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).

2.Zgodnie z podstawą prawną dotyczącą przechowywaniu i przetwarzaniu danych osobowych Dyrektor szkoły nie jest zobligowany do zbierania zgody na przetwarzanie danych osobowych, gdyż celem przetwarzania             danych osobowych     jest      realizacja        obowiązków wynikających  z prawa oświatowego.

3. Ilekroć w Zasadach Funkcjonowania Dziennika Elektronicznego jest mowa o:

1) Dyrektorze Szkoły- rozumie się Dyrektora Zespołu Szkół im. W.Podkowińskiego w Mokrej Wsi;

2)Szkole- rozumie się Szkołę Podstawową w Mokrej Wsi;

3)Administratorze Dziennika Elektronicznego- rozumie się osobę upoważnioną przez Dyrektora Szkoły;

4)rodzicach - rozumie się również opiekunów prawnych.

 

4.Rozwiązanie LIBRUS Synergia, służy m.in. do gromadzenia i analizowania danych dotyczących ocen i frekwencji uczniów, dostarcza narzędzi wspierających indywidualizację nauczania i stanowi wsparcie nauczycieli w realizacji zadań dydaktycznych oraz dyrektora szkoły w realizacji zadań wynikających z potrzeby sprawowania nadzoru pedagogicznego.

5.Dostęp do danych wprowadzonych do SYSTEMU posiadają wyłącznie zarejestrowani i autoryzowani użytkownicy w zakresie odpowiadającym uprawnieniom charakterystycznym dla rodzaju konta, w formie i zakresie zgodnym z wymogami obowiązującego w Polsce prawa oraz w zgodzie z przepisami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych.

6.Użytkownicy mogą korzystać z SYSTEMU za pomocą SERWISU lub aplikacji wykorzystujących API SYSTEMU, w tym aplikacji mobilnych.

7. System Librus Synergia zostaje wdrożony na następujących zasadach:

-w pierwszym półroczu roku szkolnego 2019/20 prowadzi się dziennik elektroniczny zajęć lekcyjnych oraz jednocześnie  dzienniki zajęć w wersji  papierowej,

-od drugiego półrocza obowiązuje wyłączne prowadzenie dzienników zajęć w wersji elektronicznej,

-wdraża się dokumentację zajęć pozalekcyjnych i specjalistycznych od pierwszego półrocza 2019/20 wyłącznie w wersji elektronicznej, z zachowaniem możliwości prowadzenia dokumentacji papierowej w sytuacji potrzeby zgłoszonej przez osobę prowadząca zajęcia;

-dokumentację świetlicy prowadzi się  w roku szkolnym 2019/20  w wersji papierowej oraz stopniowo wdraża się wersję elektroniczną dziennika świetlicy.

8.Od drugiego półrocza 2019/2020 dziennik elektroniczny stanie się w Szkole, obowiązującą dokumentacją przebiegu nauczania.

9.Kategorie dokumentacji szkolnej, które nie są udostepnione w modułach rozwiązania Librus Synergia, prowadzi się w wersji papierowej, a po ich udostępnieniu Rada Pedagogiczna zatwierdza terminy wdrożenia wersji elektronicznej.

10. Dziennik elektroniczny funkcjonuje za pośrednictwem strony www.synergia.librus.pl. Oprogramowanie oraz usługi z nim związane dostarczane są przez firmę zewnętrzną, współpracującą ze Szkołą na podstawie umowy podpisanej przez Dyrektora Szkoły.

11. Za niezawodność działania systemu, ochronę danych osobowych umieszczonych na serwerach oraz tworzenie kopii bezpieczeństwa, odpowiada firma nadzorująca pracę dziennika internetowego,

pracownicy Szkoły, którzy mają bezpośredni dostęp do edycji i przeglądania danych oraz rodzice w zakresie udostępnionych im danych. Szczegółową odpowiedzialność reguluje zawarta pomiędzy stronami umowa oraz przepisy obowiązującego w Polsce prawa.

12. Administratorem danych osobowych jest Zespół Szkół im.W.Podkowińskiego w Mokrej Wsi.

13. Pracownicy Szkoły zobowiązani są do stosowania zasad zawartych w niniejszych procedurach.

14. Rodzicom i uczniom zapewnia się możliwość zapoznania się ze sposobem działania i funkcjonowania dziennika elektronicznego.

15. Indywidualne loginy i hasła pierwszego logowania rodzice i uczniowie otrzymują od wychowawcy klasy za pisemnym potwierdzeniem odbioru.

16. Zapisy w dzienniku elektronicznym zapewniają realizację Szczegółowych Warunków i Sposobu Oceniania Uczniów znajdujących się w Statucie Szkoły oraz przedmiotowych szczegółowych zasad oceniania.

17. Zasady korzystania z dziennika elektronicznego przez rodziców, uczniów oraz pracowników Szkoły określone są w umowie zawartej pomiędzy firmą zewnętrzną obsługującą system dziennika

elektronicznego, a Szkołą. Zasady te opisane są także w zakładce POMOC w dzienniku elektronicznym po zalogowaniu się na stronie www.synergia.librus.pl.

18.Każdy rodzic po zalogowaniu się na swoim koncie w zakładce INFORMACJE ma, zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych, dostęp do raportu o zawartych w systemie danych.

19.Użytkownik systemu  nie ma prawa do:

a. wykorzystywania SERWISU i SYSTEMU do działań naruszających prawa osób trzecich, działań niezgodnych z obowiązującym prawem lub postanowieniami  REGULAMINU serwisu Synergia;

b. wykorzystywania wewnętrznego systemu wysyłania wiadomości do rozpowszechniania wiadomości o treści: reklamowej, handlowej lub marketingowej, lub bezprawnych, obraźliwych, propagujących przemoc, mających charakter dyskryminacyjny i rasistowski lub naruszających

powszechnie uznane dobre obyczaje, oraz do rozpowszechniania spamu;

20. Przyjęte w Zespole Szkół rozwiązanie Librus Synergia wprowadza do kultury organizacji pracy komunikację służbową poprzez dziennik elektroniczny, również w obszarze nadzoru pedagogicznego dyrektora, dlatego obowiązkiem każdego pracownika jest:

a) bieżące sprawdzanie, co najmniej raz w ciągu dnia, wiadomości, ogłoszeń i innych informacji związanych z organizacją pracy szkoły oraz  udzielanie odpowiedzi na wiadomości, w których wymagana jest informacja zwrotna;

b)udzielanie odpowiedzi na sprawy zgłoszone przez rodziców;

b)bieżące sprawdzanie i wdrażanie w pracy zaleceń, ogłoszeń, wiadomości dyrektora wysyłanych w związku z prowadzonym nadzorem pedagogicznym;

21.Moduł WIADOMOŚCI nie może zastąpić oficjalnych podań i wniosków papierowych, które regulują przepisy odnośnie szkolnej dokumentacji lub spraw pracowniczych.

 

 

ROZDZIAŁ II

Polityka bezpieczeństwa

1. Polityka bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych w  Zespole Szkół im.W.Podkowińskiego w Mokrej Wsi odnosi się do danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych tradycyjnych, w szczególności w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i w innych zbiorach ewidencyjnych oraz w systemach informatycznych, także w przypadku przetwarzania danych poza zbiorem danych osobowych.

 

ROZDZIAŁ III

Konta w dzienniku elektronicznym

1. W systemie dziennika elektronicznego każdy użytkownik posiada własne unikalne konto, za które osobiście odpowiada.

2. System dziennika elektronicznego wymusza okresową zmianę hasła na koncie nauczyciela co 30 dni.

3. Dla zapewnienia bezpieczeństwa hasło musi się składać z co najmniej 8 znaków i być kombinacją liter i cyfr oraz dużych i małych znaków.

4. Hasło automatycznie generowane dla nowego konta jest jednorazowe, a przy pierwszym logowaniu użytkownik zostanie poproszony o jego zmianę.

5. Każdy użytkownik jest zobowiązany stosować się do opisanych zasad bezpieczeństwa w szczególności do zachowania w tajemnicy i nieudostępniania swojego loginu i hasła do systemu innym osobom także po upływie ważności hasła. Niedozwolone jest akceptowanie opcji zapisywania hasła na komputerze, z którego użytkownik korzysta.

6. Poprzez login i hasło użytkownik jest identyfikowany w systemie dziennika elektronicznego.

7. Po zalogowaniu użytkownik zobowiązany jest do sprawdzenia wiarygodności informacji odnośnie ostatniego udanego i nieudanego logowania. Stwierdzenie nieścisłości powinien niezwłocznie osobiście zgłosić Szkolnemu Administratorowi Dziennika Elektronicznego.

8. W razie utraty hasła lub podejrzenia, że zostało odczytane/wykradzione przez osobę nieuprawnioną, użytkownik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego oraz w uzasadnionych sytuacjach natychmiastową jego zmianę.

9. W przypadku korzystania z prywatnego komputera lub laptopa w dostępie do dziennika elektronicznego należy zachować wszystkie zasady ochrony danych osobowych stosowane w szkole. W szczególności nie logować się do nieznanych sieci oraz zadbać o należyte zabezpieczenie programowe prywatnego sprzętu.

10. Brak aktywności w serwisie internetowym skutkuje automatycznym wylogowaniem.

11. Wpisanie 10-krotne błędnego hasła powoduje zablokowanie konta na czas nie dłuższy niż 24 godziny. Konto zostaje odblokowane automatycznie. Możliwe jest również ręczne odblokowanie konta przez Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego.

12. Cała komunikacja realizowana jest za pomocą kanału szyfrowanego.

13. W dzienniku elektronicznym funkcjonują następujące rodzaje kont posiadające odpowiadające im uprawnienia:

 1) Administrator (Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego) administruje w sposób zapewniający sprawne działanie systemu dziennika elektronicznego poprzez następujące uprawnienia:

 a) zarządzanie wszystkimi danymi Szkoły,

 b) zarządzanie kategoriami ocen funkcjonujących w całej Szkole oraz systemem kontroli frekwencji,

 c) wgląd w listę kont użytkowników,

 d) wgląd w statystyki wszystkich użytkowników w tym w statystyki logowań,

 e) przeglądanie wszystkich wprowadzonych ocen i frekwencji uczniów,

 f) dostęp do wiadomości systemowych, umieszczanych ogłoszeń oraz wiadomości wysyłanych do

użytkownika Administrator przez innych,

 g) dostęp do konfiguracji konta oraz głównych ustawień całego systemu na poziomie Szkoły,

 h) dostęp do wydruków i eksportów;

 

 2) Dyrektor Szkoły:

 a) zarządza ocenami, frekwencją oraz może edytować dane wszystkich uczniów,

 b) ma wgląd w statystyki wszystkich uczniów oraz statystyki logowań, oceny i frekwencję wszystkich uczniów,

 c) ma dostęp do wiadomości systemowych, umieszczanych ogłoszeń,

 d) ma dostęp do konfiguracji konta,

 e) ma dostęp do wydruków i eksportów oraz danych dostępnych w panelu dyrektorskim,

 f) zarządza swoim planem lekcji;

 

 3) Wychowawca klasy:

 a) zarządza ocenami i frekwencją oraz wszystkimi ocenami w klasie, w której nauczyciel jest

wychowawcą – jeśli Szkolny Administrator włączył takie uprawnienie,

 b) może edytować dane uczniów w klasie, w której nauczyciel jest wychowawcą,

 c) ma wgląd w statystyki wszystkich uczniów i w statystyki logowań,

 d) może przeglądać oceny wszystkich uczniów i ich frekwencję,

 e) ma dostęp do wiadomości systemowych, umieszczanych ogłoszeń,

 f) ma dostęp do konfiguracji konta,

 g) ma dostęp do wydruków i eksportów,

 h) zarządza swoim planem lekcji;

 

 4) Nauczyciel:

 a) zarządza ocenami i frekwencją,

 b) ma wgląd w statystyki wszystkich uczniów i w statystyki logowań,

 c) może przeglądać oceny wszystkich uczniów i ich frekwencję,

 d) ma dostęp do wiadomości systemowych, umieszczanych ogłoszeń,

 e) ma dostęp do konfiguracji własnego konta,

 f) ma dostęp do wydruków i eksportów,

 g) zarządza swoim planem lekcji;

 

 5) Pedagog:

 a) posiada dostęp do ocen wszystkich uczniów w Szkole,

 b) ma wgląd w nieobecności wszystkich uczniów w Szkole,

 c) ma dostęp do WIADOMOŚCI I OGŁOSZEŃ – pedagog może prowadzić korespondencję z wszystkimi rodzicami, uczniami oraz pracownikami,

 d) ma dostęp do PLANU LEKCJI wszystkich klas w Szkole,

 e) ma dostęp do TERMINARZA wszystkich klas w Szkole,

 f) ma dostęp do menu UCZNIOWIE, gdzie może przeglądać m.in. dane konkretnego ucznia (kartoteka ucznia), UWAGI (dodane w bieżącym dniu, bądź dla konkretnej klasy), dane uczniów, kontakty z rodzicami oraz wydarzenia z życia klasy (możliwe jest umieszczanie nowych informacji w tym widoku),

 g) ma dostęp do konfiguracji własnego konta;

 

 6) Rodzic:

 a) może przeglądać oceny i frekwencję tylko swojego dziecka,

 b) ma dostęp do wiadomości systemowych i umieszczanych ogłoszeń,

 c) ma dostęp do konfiguracji własnego konta;

 7) Uczeń:

 a) może przeglądać własne oceny i frekwencję,

 b) ma dostęp do wiadomości systemowych i umieszczanych ogłoszeń,

 c) może w uzgodnieniu z rodzicem skonfigurować usługę SMSinfo, o ile usługa została uruchomiona w szkole,

 d) ma dostęp do konfiguracji własnego konta.

 

14. Każdy użytkownik ma obowiązek dokładnego zapoznania się z POMOCĄ i REGULAMINAMI dostępnymi po zalogowaniu się na swoje konto w szczególności regulaminem korzystania z Systemu, dostępnymi po zalogowaniu się na swoje konto na stronie www.synergia.librus.pl.

15. Przed skorzystaniem z płatnej usługi SMSinfo zainteresowany rodzic lub uczeń powinien zapoznać się z jej regulaminem.

16. Uprawnienia przypisane do poszczególnych kont, mogą zostać zmienione odpowiednio przez

Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego.

17. Aktualna lista uprawnień publikowana jest w dokumentacji technicznej Systemu dostępnej po

zalogowaniu na kontach Dyrektora Szkoły oraz Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego.

 

ROZDZIAŁ IV

Przekazywanie informacji w dzienniku elektronicznym

1. Do przekazywania i wymiany informacji pomiędzy wszystkimi użytkownikami dziennika elektronicznego służą moduły WIADOMOŚCI, OGŁOSZENIA, TERMINARZ oraz opcjonalnie po wykupieniu moduł SMSinfo.

2. Przekazywanie informacji rodzicom i uczniom w dzienniku elektronicznym ma na celu usprawnienie komunikacji oraz łatwy podgląd postępów w nauce dziecka jak również kontrolę realizacji obowiązku szkolnego.

3. Informacje o uczniu udziela się rodzicom tylko poprzez moduł KARTOTEKA UCZNIA.

4. Wychowawca klasy na życzenie rodzica udostępnia papierowe wydruki, które są przewidziane dla konta zainteresowanego taką formą informacji rodzica w sposób uniemożliwiający wgląd w dane innych uczniów.

5. W razie nieobecności wychowawcy informację udostępnić może nauczyciel uczący danego ucznia, pedagog, Administrator  lub Dyrektor , po zweryfikowaniu czy osoba jest uprawniona.

6. Wszystkie dane osobowe uczniów i ich rodzin są poufne.

7. Użytkownicy dziennika elektronicznego w Szkole nie mogą udzielać żadnych informacji zawartych w systemie elektronicznym osobom nieuprawnionym lub postronnym, w szczególności: – nie wolno przekazywać drogą telefoniczną haseł, ocen, frekwencji itp. osobie, której nie można jednoznacznie zidentyfikować jako uprawnionej.

8. Rodzic ma prawo usprawiedliwić nieobecności ucznia elektronicznie w module WIADOMOŚCI.

9. Odczytanie informacji przez użytkownika zawarte w module WIADOMOŚCI, jest równoznaczne

z przyjęciem do wiadomości treści komunikatu, co potwierdzone zostaje automatycznie odpowiednią adnotacją systemu przy wiadomości. Adnotację potwierdzającą odczytanie wiadomości w systemie uważa się za równoważną skutecznemu dostarczeniu.

10. Nauczyciel uznający, że zachowanie ucznia np. ucieczka z lekcji, niestosowne zachowanie itp. wymaga szczególnego odnotowania, wysyła odpowiednią treść do rodzica lub ucznia za pomocą WIADOMOŚCI wybierając rodzaj informacji jako UWAGA.

11. Wiadomości odznaczone jako UWAGI, są automatycznie dodawane do kartoteki danego ucznia

z określeniem daty wysłania, imienia i nazwiska nauczyciela wpisującego uwagę, adresata, tematu i  treści uwagi oraz daty odczytania przez rodzica lub ucznia.

12. Usunięcie przez rodzica lub ucznia przeczytanej UWAGI ze swojej zakładki WIADOMOŚCI w dzienniku elektronicznym, nie powoduje jej usunięcia z systemu.

13. Usunięcie przez nauczyciela wpisanej UWAGI dla ucznia, ze swojego konta w zakładce WIADOMOŚCI w dzienniku elektronicznym, powoduje usunięcie jej z systemu przez co jest niewidoczna w KARTOTECE UCZNIA.

14. Po odczytaniu i odpowiedzi na daną wiadomość, powinna być ona przeniesiona do KOSZA

i przechowywana tam, aż do zrobienia pełnego całorocznego archiwum. Informacje o tym przekaże

Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego na koniec roku szkolnego.

15. Za pomocą OGŁOSZEŃ powiadamia się uczniów i rodziców o zebraniach z rodzicami, liście

obowiązujących lektur itp. lub nauczycieli o wydarzeniach w szkole. Moduł ten należy wykorzystywać gdy nie jest potrzebna informacja zwrotna o przeczytaniu wiadomości lub odpowiedź.

16. Moduł OGŁOSZENIA umożliwia wyświetlanie informacji razem lub osobno wszystkim uczniom w szkole, wszystkim rodzicom dzieci uczęszczających do szkoły lub wszystkim nauczycielom w szkole.

17. Wszystkie informacje umieszczane w dzienniku elektronicznym, których celem jest zbiórka pieniędzy, przeprowadzanie spotkań czy zapisów na zajęcia, w których mogą wziąć udział osoby spoza Szkoły, imprez o zasięgu ogólnoszkolnym organizowanych na terenie Szkoły i innych o podobnej formie, wymagają akceptacji Dyrektora Szkoły.

18. Moduł TERMINARZ służy do wyświetlania informacji o sprawdzianach, pracach klasowych, dniach wolnych od zajęć lub innych zaplanowanych wydarzeniach z życia szkoły.

19. Nie należy usuwać nieaktywnych OGŁOSZEŃ oraz kasować przeczytanych WIADOMOŚCI znajdujących się w koszu jak również terminów wydarzeń z TERMINARZA, aż do rozpoczęcia nowego roku szkolnego.

20. Całkowitą archiwizację danych oraz możliwość poprawnego odczytania w przyszłości zapewnia firma nadzorująca działanie dziennika elektronicznego, która przygotowuje system od nowego roku szkolnego w okresie wakacji.

ROZDZIAŁ V

Zadania i obowiązki użytkowników dziennika elektronicznego

Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego

1. Szkolnym Administratorem Dziennika Elektronicznego jest wyznaczona przez Dyrektora Szkoły osoba zatrudniona w szkole.

2. Do obowiązków Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego należy:

 1) wprowadzanie nowych użytkowników systemu oraz przeszkolenie w tym celu wychowawców klas;

 2) komunikowanie się z wychowawcami klas, nauczycielami lub z przedstawicielem firmy zarządzającej dziennikiem elektronicznym w sprawach związanych z aktywowaniem kont oraz wszelkich uwag zgłaszanych przez użytkowników dla poprawy funkcjonowania dziennika;

 3) tworzenie jednostek i klas, list nauczycieli, przydziałów zajęć, przedmiotów itp, których edycja możliwa jest tylko z konta administratora;

 4) całkowite usunięcie ucznia lub nauczyciela z systemu;

 5) dodanie nowego ucznia lub przeniesienie ucznia  po uzgodnieniu z Dyrektorem Szkoły;

 6) w szczególnych przypadkach Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego może dokonywać seryjnych zmian we frekwencji lub innych wpisów, po uzgodnieniu z użytkownikiem, który dokonał błędnego wpisu;

 7) powiadomienie wszystkich użytkowników sytemu, że ich działania będą monitorowane, a wyniki ich pracy będą zabezpieczane i archiwizowane;

 8) zapoznanie użytkowników z przepisami i zasadami użytkowania sytemu;

 9) dbanie o systematyczne aktualizowanie programów zabezpieczających komputer;

10) pomoc innym użytkownikom systemu we właściwym korzystaniu z dziennika elektronicznego;

11) powiadamianie za pomocą WIADOMOŚCI, odpowiednich użytkowników dziennika elektronicznego w sprawach mających kluczowe znaczenie dla działania systemu;

12) promowanie i przedstawianie wszystkim użytkownikom możliwości wykorzystywania danego

systemu, stosowania modułów mogących usprawnić przepływ informacji w szkole;

13) ustawianie i konfiguracja na poziomie Szkoły, mające wpływ na bezpośrednie funkcjonowanie zajęć i Szkoły, wyłącznie po omówieniu zmian kluczowych na Radzie Pedagogicznej i  odnotowaniu tego faktu w protokole Rady Pedagogicznej;

14) wnioskowanie o zwołanie Rady Pedagogicznej w celu przegłosowania nowych ustawień w dzienniku elektronicznym lub przeprowadzenia dodatkowego szkolenia z obsługi systemu;

 

Dyrektor Szkoły

1. Dyrektor Szkoły lub wyznaczony przez niego nauczyciel odpowiada za kontrolowanie poprawności uzupełniania dziennika elektronicznego.

2. Do 20 września Dyrektor Szkoły lub wyznaczony nauczyciel sprawdza wypełnienie przez

wychowawców klas wszystkich danych uczniów potrzebnych do prawidłowego działania dziennika

elektronicznego.

3. Dyrektor lub wyznaczony przez Dyrektora Szkoły nauczyciel lub Administrator, wpisuje zastępstwa za nieobecnego nauczyciela i przydziela rodzaj zajęć do realizacji.

4. W zakresie dziennika elektronicznego Dyrektor Szkoły lub wyznaczony nauczyciel jest zobowiązany:

 1) systematycznie sprawdzać statystyki logowania;

 2) kontrolować systematyczność wpisywania ocen i frekwencji przez nauczycieli;

 3) systematycznie odpowiadać na wiadomości, nauczycieli, rodziców i uczniów;

 4) wpisywać informacje z przeprowadzonych obserwacji w WIDOKU DZIENNIKA;

 5) wpisywać wszystkie swoje zalecenia i uwagi dla poszczególnych klas i nauczycieli w Uwagach

i Zaleceniach Dyrektora Szkoły w WIDOKU DZIENNIKA;

 6) kontrolować poprzez odpowiedni panel dostępny na koncie Dyrektora Szkoły, poprawność,

systematyczność, rzetelność itp. dokonywanych wpisów przez nauczycieli;

 7) generować odpowiednie statystyki, a wyniki z analizy przedstawiać na Radach Pedagogicznych;

 8) dochowywać tajemnicy odnośnie postanowień zawartych w umowie, mogących narazić działanie systemu informatycznego na utratę bezpieczeństwa;

 9) zapewniać szkolenia dla nowych użytkowników systemu;

10) powiadamiać nauczycieli za pomocą WIADOMOŚCI o wszystkich ważnych elementach, mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie Szkoły np: przydziałach do klas, zmianie planu zajęć, planowanych ogólnoszkolnych imprezach, ważnych wydarzeniach z życia szkoły i lokalnego środowiska itp.

 

Wychowawca klasy

1. Wyznaczony przez Dyrektora Szkoły wychowawca klasy jest odpowiedzialny za prowadzenie dziennika elektronicznego swojej klasy.

2. W celu sprawnego ewidencjonowania przebiegu nauczania w dzienniku elektronicznym wychowawca klasy jest obowiązany:

 1) prowadzić własną ewidencję na wypadek sytuacji awaryjnych opisanych w dalszej części procedur;

2) zweryfikować do 20 września wszystkie dane ucznia w module DZIENNIK/ WIDOK DZIENNIKA/DANE OSOBOWE, po tym terminie w razie potrzeby na bieżąco dokonywać korekt, jeśli uczeń posiada opinię lub orzeczenie z poradni, wpisać właściwą informację o zaleceniach;

 3) wypełnić informację o klasowej Radzie Rodziców i Samorządzie Uczniowskim;

 4) na pierwszej godzinie wychowawczej wyjaśnić uczniom zasady funkcjonowania dziennika

elektronicznego w Szkole;

5) na początku każdego roku szkolnego poinformować uczniów oraz ich rodziców o warunkach i sposobie oraz kryteriach oceniania zachowania;

 6) na pierwszych zebraniach z rodzicami rozdać rodzicom loginy i hasła do ich kont oraz kont ich dzieci oraz przekazać podstawowe informacje o tym jak korzystać z dziennika elektronicznego, wskazać gdzie i jak można uzyskać pomoc w jego obsłudze na stronie www.synergia.librus.pl – po zalogowaniu się na swoje konto;

 7) systematycznie wpisywać cząstkowe oceny, frekwencję oraz dokonywać usprawiedliwienia

nieobecności uczniów według zasad przyjętych w szkole;

 8) przekazywać nauczycielom wychowania fizycznego informację od rodziców o zwolnieniu ucznia z zajęć wychowania fizycznego;

 9) uzupełniać frekwencję na podstawie informacji od nauczycieli opiekujących się częścią uczniów z klasy w czasie np. zawodów sportowych, konkursów itp.;

 10) na bieżąco ewidencjonować frekwencję uczniów, a w ciągu 10 dni po zakończeniu każdego miesiąca dokonywać analizy frekwencji i postępów w nauce swojej klasy;

11)wpisywać informacje o wycieczkach, ważnych wydarzeniach w życiu klasy, kontaktach z rodzicami, utrudnieniach w kontakcie z rodzicami itp.;

12) zgłaszać  fakt organizacji wycieczki lub wyjścia z klasą, w celu zwolnienia klasy i ustalenia zastępstwa za będącego na wycieczce (wyjściu) nauczyciela;

13) wpisać informacje o odwołaniu zajęć lub zwolnieniu klasy do domu z powodu nieobecności

nauczyciela;

14) zgłaszać Szkolnemu Administratorowi Dziennika Elektronicznego wszelkie nieścisłości dotyczące swojej klasy zauważone w trakcie użytkowania dziennika;

15) na uzasadnioną prośbę każdego rodzica wydrukować z systemu KARTOTEKĘ UCZNIA zawierającą całościową informację o przebiegu edukacji danego ucznia;

16) w dniu zebrania z rodzicami wydrukować z systemu dziennika elektronicznego zestawienia ocen, frekwencji i potrzebnych statystyk do wykorzystania w czasie spotkania z rodzicami;

17) uzupełniać moduł WYWIADÓWKI i systematycznie odnotowywać obecność rodzica lub opiekuna na zebraniu;

18) wpisać uczniom swojej klasy śródroczną i roczną ocenę zachowania zgodnie z kryteriami określonymi w  Szczegółowych Warunkach i Sposobach  Oceniania Uczniów zawartych w Statucie Szkoły;

19) nie wcześniej niż w dniu poprzedzającym posiedzenie śródrocznej lub rocznej klasyfikacyjnej Rady Pedagogicznej dokładnie sprawdzić prawidłowość wpisów w dzienniku elektronicznym oraz dokonać wydruków odpowiednich statystyk i po zatwierdzeniu w czasie klasyfikacji podpisać je i przekazać protokolantowi;

20) niezwłocznie (w ciągu 3 dni roboczych) skorygować błędne zapisy wskazane przez Dyrektora, lub Administratora.

 

Nauczyciel

1. W celu sprawnego ewidencjonowania przebiegu nauczania w dzienniku elektronicznym każdy nauczyciel jest obowiązany:

 1) prowadzić własną ewidencję na wypadek sytuacji awaryjnych opisanych w dalszej części procedur;

 2) na bieżąco prawidłowo wpisywać tematy, frekwencję oraz oceny cząstkowe, oceny za pierwsze

półrocze i roczne zgodnie z kryteriami określonymi w Szczegółowych Warunkach i Sposobach  Oceniania Uczniów oraz w przedmiotowych zasadach oceniania;

 4) dokładnie poinformować uczniów na pierwszych zajęciach o: wymaganiach edukacyjnych niezbędnych do otrzymania przez ucznia poszczególnych śródrocznych i rocznych ocen klasyfikacyjnych, wynikających z realizowanego przez siebie programu nauczania,

sposobach sprawdzania osiągnięć edukacyjnych uczniów, warunkach i trybie otrzymania wyższej niż przewidywana rocznej oceny klasyfikacyjnej z zajęć edukacyjnych oraz odnotować ten fakt w dzienniku elektronicznym.

 5) wpisać najpóźniej dzień przed zebraniem z rodzicami oceny cząstkowe, które z ważnych przyczyn nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu;

 6) w dzień poprzedzający posiedzenie śródrocznej lub rocznej klasyfikacyjnej Rady Pedagogicznej

zweryfikować i dokonać ewentualnych korekt wpisu ocen śródrocznych lub rocznych;

 7) dokonać wpisu tematu i frekwencji w przypadku prowadzenia zajęć za nieobecnego nauczyciela lub w sytuacji opieki nad uczniami całej klasy w czasie wyjść do kina, uroczystości szkolnych itp.;

 8) poinformować wychowawcę klasy  o frekwencji części uczniów z danej klasy, nad

którymi sprawuje opiekę w czasie np. zawodów sportowych, konkursów,  itp.;

 9) poinformować wychowawcę klasy o otrzymaniu od rodziców zwolnienia ucznia z zajęć wychowania fizycznego;

10) w sytuacji zajęć w grupie międzyoddziałowej, w której część z jednej klasy jest na wycieczce lub pod opieką innego nauczyciela, wpisów tematu i frekwencji nie dokonywać w klasach wirtualnych tylko w konkretnym oddziale;

11) odznaczyć lub zaznaczyć właściwą opcję o zliczaniu realizacji programu;

12) wpisywać tematy zajęć w systemie według swojego planu nauczania w dzienniku elektronicznym;

13) uzupełnić w swoich klasach nazwy i numery realizowanych programów nauczania;

14) uczestniczyć w szkoleniach organizowanych przez Szkolnego Administratora Dziennika

Elektronicznego;

15) przestrzegać zasad zapewniających ochronę danych osobowych według obowiązujących przepisów, a w szczególności:

 a) logowanie do systemu oraz ewidencjonowanie prowadzić tak, aby osoby postronne nie mogły mieć wglądu do danych,

 b) każdorazowo wylogować się, jeżeli nauczyciel odchodzi od komputera;

16) dokonywać na bieżąco korekty błędnego wpisu oceny lub nieobecności ucznia;

17) co najmniej raz w ciągu dnia sprawdzić na swoim koncie WIADOMOŚCI i OGŁOSZENIA oraz  udzielać odpowiedzi na wiadomości, w których wymagana jest informacja zwrotna;

18) poinformować co najmniej trzy dni wcześniej wychowawcę klasy o potrzebie zwolnienia ucznia z zajęć np. celem udziału w zawodach sportowych, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Dyrektora oraz po przekazaniu rodzicom stosownych informacji w celu uzyskania zgody rodzica na wyjazd dziecka;

19) podać na początku roku Administratorowi aktualne konto e-mail i wpisać go w swojej konfiguracji w dzienniku internetowym. Zaleca się, aby opcja informująca o nadejściu nowej wiadomości systemowej była załączona;

20) umieszczać informacje w TERMINARZU o każdej pracy klasowej zgodnie z zasadami przyjętymi w Zasadach  Oceniania zawartych w Statucie Szkoły. W informacji dla całej

klasy należy podać w szczególności: planowany zakres materiału oraz z jakiego przedmiotu  jest sprawdzian;

21) systematycznie uzupełniać wszelkie informacje znajdujące się w WIDOKU DZIENNIKA, np. wpisywać informacje o wycieczkach, indywidualnych rozmowach z rodzicami i innych;

22) niezwłocznie (w ciągu 3 dni roboczych) skorygować błędne zapisy wskazane przez Dyrektora lub Administratora;

23)w przypadku przydziału godzin nauczania indywidualnego lub realizacji w szkole zindywidualizowanej ścieżki kształcenia, nauczyciel ma obowiązek dokumentować pracę w dzienniku elektronicznym w  modułach przeznaczonych do dokumentowania tej formy zajęć;

24) przed przystąpieniem do pracy sprawdzać, czy sprzęt nie został w widoczny sposób naruszony lub uszkodzony. W przypadku zaistnienia takiego stanu rzeczy niezwłocznie powiadomić o tym Szkolnego Administratora Dziennika Elektronicznego;

25) utrzymywać powierzony mu sprzęt komputerowy w należytym stanie, a także nie przenosić do innego pomieszczenia laptopów przydzielonych do danej sali (poza sytuacjami uzasadnionymi, po uzgodnieniu z Dyrektorem szkoły lub Administratorem.

 

Pedagog/Psycholog/Inny specjalista

1. Pedagog/Psycholog/Pedagog Specjalny jest odpowiedzialny za prowadzenie dziennika elektronicznego w module Pedagoga a inni specjaliści (m.in.logopeda, nauczyciel rewalidacji)- w module „Dzienniki zajęć specjalistycznych”.

2. W celu sprawnego ewidencjonowania realizacji obowiązków pedagoga/psychologa w dzienniku

elektronicznym Pedagog/Psycholog/Inni specjaliści są zobowiązani:

 1) prowadzić własną ewidencję na wypadek sytuacji awaryjnych opisanych w dalszej części procedur;

 2) prowadzić odpowiednie zapisy w systemie o przeprowadzonych rozmowach z uczniami, spotkaniach z rodzicami, instytucjami zewnętrznymi, kuratorami uczniów oraz podjętych zadaniach wynikających z wykonywania obowiązków (szczególnie pedagoga/psychologa);

 3) analizować zapisy frekwencji i postępów w nauce uczniów o specjalnych potrzebach edukacyjnych współpracować w tym zakresie z wychowawcą klasy, nauczycielami, Dyrektorem;

 4) wnioskować do wychowawcy, nauczyciela lub Dyrektora o podjęcie stosownych

oddziaływań w sytuacji zaobserwowania rażącego naruszania obowiązku szkolnego, jak również

w przypadkach konieczności dostosowania wymagań do indywidualnych potrzeb edukacyjnych uczniów posiadających opinie i orzeczenia z poradni psychologiczno-pedagogicznej;

 5) umieszczać ważne informacje dotyczące realizacji pomocy pedagogicznej i socjalnej w zakładce

OGŁOSZENIA lub TERMINARZ;

6) co najmniej raz w ciągu dnia sprawdzić na swoim koncie WIADOMOŚCI i OGŁOSZENIA;

 7) uczestniczyć w szkoleniach organizowanych przez Szkolnego Administratora Dziennika

Elektronicznego.

 

Nauczyciel pełniący obowiązki wychowawcy/kierownika świetlicy

1. Wychowawca świetlicy jest odpowiedzialny za prowadzenie dziennika elektronicznego w module Librus Świetlica.

2. W celu sprawnego ewidencjonowania realizacji obowiązków, wychowawcy świetlicy są zobowiązani:

 1) prowadzić własną ewidencję na wypadek sytuacji awaryjnych opisanych w dalszej części procedur;

 2) prowadzić odpowiednie zapisy w systemie o przeprowadzonych rozmowach z uczniami, spotkaniach z rodzicami , wydarzeniach w działalności świetlicy oraz podjętych innych zadaniach wynikających z wykonywania obowiązków;

 3) analizować zapisy frekwencji;

 4) co najmniej raz w ciągu dnia sprawdzić na swoim koncie WIADOMOŚCI i OGŁOSZENIA;

 7) uczestniczyć w szkoleniach organizowanych przez Szkolnego Administratora Dziennika

Elektronicznego.

 

Rodzice

1. Rodzice mają swoje niezależne konto w systemie dziennika elektronicznego, zapewniające podgląd postępów edukacyjnych ucznia oraz dających możliwość komunikowania się z  nauczycielami w sposób zapewniający ochronę danych osobowych innych uczniów.

2. Po podjęciu przez ucznia nauki w Szkole Podstawowej w Mokrej Wsi rodzic otrzymuje login i hasło do konta swojego i dziecka. Fakt otrzymania tych uprawnień rodzic podpisuje osobiście w obecności wychowawcy na odpowiednim dokumencie.

3. Rodzic poza możliwością zmiany swojego hasła, ma możliwość zmiany hasła konta dziecka.

4. Rodzic ma obowiązek zapoznać się z zasadami funkcjonowania dziennika elektronicznego w Szkole dostępnymi w POMOCY i odpowiednich REGULAMINACH dostępnych po zalogowaniu się na swoje konto.

5. Standardowo wydaje się dla rodzica jeden login oraz hasło. W przypadku chęci odrębnego dostępu do systemu przez dwoje rodziców istnieje możliwość wydania osobnego loginu oraz hasła dla drugiego rodzica/opiekuna prawnego.

6. Dostęp rodziców i ich dzieci do poszczególnych modułów w dzienniku elektronicznym jest określony na podstawie umowy zawartej pomiędzy firmą, a Dyrektorem Szkoły.

7. Rodzic osobiście odpowiada za swoje konto w dzienniku elektronicznym Szkoły i nie może udostępniać go dziecku, ani innym nieupoważnionym osobom.

8. Jeśli występują błędy we wpisach dziennika elektronicznego, rodzic ma prawo do odwołania się według standardowych procedur obowiązujących w szkole opisanych w Zasadach Wewnątrzszkolnego Oceniania Uczniów zawartych w Statucie Szkoły.

 

Uczeń

1. Na początkowych zajęciach  z wychowawcą i informatyce uczniowie są zapoznawani przez nauczycieli z zasadami funkcjonowania dziennika elektronicznego w Szkole.

2. Uczeń we własnym zakresie powinien zapoznać się z zasadami funkcjonowania elektronicznego

dziennika, które znajdują się w POMOCY i odpowiednich REGULAMINACH dostępnych po zalogowaniu się na swoje konto (www.synergia.librus.pl).

3. Uczeń przy obsłudze swojego konta w dzienniku elektronicznym, ma takie same prawa, obowiązki i uprawnienia jak rodzic na swoim koncie z wyjątkiem możliwości zmiany hasła dla konta rodzica.

 

ROZDZIAŁ VI

Postępowanie w czasie awarii oraz ewakuacji

1. Dyrektor Szkoły w ramach swoich kompetencji zabezpiecza środki na wypadek awarii w celu

przywrócenia normalnego funkcjonowania systemu oraz w porozumieniu z Administratorem dopilnowuje jak najszybszego przywrócenia prawidłowego działania systemu.

2. Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego niezwłoczne podejmuje działania w celu przywrócenia prawidłowego działania systemu w szczególności wyjaśnia przyczynę awarii i powiadamia Dyrektora Szkoły oraz nauczycieli o przewidywanym czasie naprawy.

3. Jeśli z powodów technicznych Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego nie ma możliwości dokonania naprawy niezwłocznie powiadamia o tym fakcie Dyrektora Szkoły.

4. Jeśli usterka, brak prądu lub dostępu do sieci internetowej albo inne powody uniemożliwiają korzystanie z dziennika przez okres dłuższy niż jeden dzień, Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego wywiesza na tablicy ogłoszeń w pokoju nauczycielskim odpowiednią informację, a  Dyrektor lub wyznaczony nauczyciel przygotowuje właściwy komunikat z informacją dla rodziców i uczniów.

5. W przypadku krótszych niż jeden dzień przerw w dostępie do systemu dziennika elektronicznego

nauczyciel uzupełnia zaległe wpisy niezwłocznie (w ciągu 3 dni) na podstawie własnej ewidencji.

6. O przypadku awarii pojedynczego stanowiska komputerowego nauczyciel informuje niezwłocznie Administratora. Zabronione jest podejmowanie samodzielnej próby usunięcia awarii przez nauczyciela jak również wzywanie do naprawienia awarii osób nieuprawnionych.

7. W sytuacji opisanej w punkcie 6 dany nauczyciel uzupełnia wpisy z danego dnia po zakończeniu swoich lekcji przy użyciu komputera w pokoju nauczycielskim.

8. W czasie ewakuacji każdy zalogowany w systemie informatycznym użytkownik mający dostęp do danych osobowych dokonuje natychmiast wylogowania i blokady dostępu do systemu komputerowego poprzez kombinację CTRL+Alt+Del albo w razie możliwości zamyka system operacyjny i odłącza komputer od napięcia.

ROZDZIAŁ VII

Postanowienia końcowe

1. Wszystkie tworzone dokumenty i nośniki informacji, powstałe na podstawie danych z elektronicznego dziennika, są przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie lub kradzież.

2. Jeżeli obsługa systemu wymaga utworzenia dodatkowej kopii dziennika elektronicznego, każdą

utworzoną kopię Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego musi zapisać określając kiedy została utworzona i dla kogo. Odbiorca kopii osobiście podpisuje ich odbiór.

3. Szkoła udostępnia dane ucznia bez zgody rodziców odpowiednim organom na zasadzie oddzielnych przepisów i aktów prawnych np. innym szkołom w razie przeniesienia ucznia, uprawnionym urzędom kontroli lub w razie nakazu sądowego.

4. Wszystkie poufne dokumenty i materiały utworzone na podstawie danych z dziennika elektronicznego, które nie są potrzebne, są niszczone w sposób jednoznacznie uniemożliwiający ich odczytanie.

5. Osoby z zewnątrz (serwisanci, technicy itp.), jeśli wymaga tego potrzeba, zobowiązują się do

poszanowania i zachowania tajemnicy wynikającej z Ustawy o Ochronie Danych Osobowych,

potwierdzając to własnoręcznym podpisem na odpowiednim dokumencie.

6. Osoby mające dostęp nie mogą nikomu pożyczać, kopiować, odsprzedawać /itp.,licencjonowanego oprogramowania będącego własnością Szkoły.

7. W czasie odbywania w szkole praktyki studenckiej wszystkich wpisów w dzienniku elektronicznym dokonuje nauczyciel opiekun praktykanta.

8. W razie kontroli z zewnątrz odpowiedniego organu uprawnionego do kontrolowania dokumentacji szkolnej, na polecenie Dyrektora Szkoły, na czas kontroli Szkolny Administrator Dziennika Elektronicznego, udostępnia wyznaczonej do tego celu osobie specjalne konto w dzienniku elektronicznym dające możliwość sprawdzenia prawidłowego jego funkcjonowania bez   dokonywania jakichkolwiek

9. Zasady Funkcjonowania Dziennika Elektronicznego są na bieżąco modyfikowane w zależności od wprowadzanych zmian do systemu dziennika elektronicznego.

10. Zatwierdzenia Zasad Funkcjonowania Dziennika Elektronicznego dokonuje Dyrektor Szkoły, po wyrażeniu opinii Rady Pedagogicznej. zatwierdzeniu Rady Pedagogicznej.